Fica o “quote” de mais um excelente texto da Bia Kunze do Garota Sem Fio. Muito bom, recomendo a leitura atenta!
junho 18, 2008
Agenda produtiva - de verdade
Todos sabem que sou uma profissional de múltiplas atividades, e que é preciso de talento de malabarista para manejar tudo sem estresse. Mas isso não é “privilégio” meu. Nos dias de hoje, todo mundo é multitarefa, às vezes estufando o peito dizendo que “vive na correria” e que chega em casa sempre “morto de cansaço”, como se isso indicasse eficiência.
Para quem tem Palm, Windows Mobile ou Symbian, sua agenda pessoal pode ser muito mais que um mero lugar para anotar compromissos e tarefas botando alarme em tudo. Há excelentes agendas à venda em lojas online de softwares, que valem cada centavo. Decidi compartilhar com vocês algumas dicas sobre meu modo “sui generis” de gerenciar minha agenda atribulada através do meu dispositivo móvel. Usei como referência meu software de escolha, o Pocket Informant (PI), mas há vários outros, como o Agendus (também disponível para Palm, que usei por muitos anos e amava), o Papyrus e o Handy Calendar (estes últimos para Symbian).
Fase 1 - Mind-map
Ser dentista móvel não é só ir na casa do paciente, mexer na boca dele e ir embora. Tem que planejar o tratamento muito bem, para poder levar os medicamentos e jogos esterilizados corretos a cada dia de atendimento, programar idas à laboratório de prótese, manter prontuários e guias de atendimento sempre em ordem e atualizados.
Se fosse só isso… hoje tenho duas profissões! Ainda tem os textos e reviews do GSF e outras publicações para escrever, palestras para montar, consultorias para realizar. E a faculdade de jornalismo. E por fim, ai ai, a célebre jornada-extra feminina de dona-de-casa. No meu caso, em dobro: para a casa de Curitiba e o apê em S. Caetano.
É fácil passar batido por detalhes quando se tem muita coisa para fazer. Assim, sigo à risca o princípio do David Allen de esvaziar a mente, deixando-a livre para a criatividade. Sem essa de confiar na memória!
No começo de toda semana, faço meu brainstorm semanal, botando tudo no papel, em mind-maps. Sim, papel. Por que? Bem, papel eu posso colocar na minha Filofax, rabiscar, desenhar e pendurar no mural (no escritório ou no consultório) para não desviar o foco das minhas metas. Até as refeições da semana eu programo: assim, as idas ao supermercado e à feira são mais rápidas e eficazes. Mais uma vez, é o papel que é afixado na geladeira. Procuro reduzir o número de refeições fora de casa, só para os dias que for inevitável. Não apenas por questões econômicas (sou autônoma, não ganho ticket hehe) mas também para evitar de cair na armadilha do fast-food.
A Filofax continua sendo uma grande companheira. Embora seja um “clássico inglês”, há bons similares, como a Redfax ou a Tilifax da Tilibra. Profissionais de saúde ainda vivem às voltas com papel. Carrego nela guias de atendimento que precisam de assinatura, exames, radiografias, recibos e outros documentos importantes. E flags, muitas flags para marcar páginas de livros ou da própria Filofax.
Fase 2 - Organizando as tarefas
Depois que a mente foi “esvaziada” no papel, organizo minha lista de tarefas. Tenho uma categoria no PI chamada ações, onde sub-agrupo as atividades por contexto. Assim, tudo o que preciso fazer com conexão banda larga (@banda larga) faço de uma vez (diferente das atividades @pc, onde independo de conexão ou posso usar conexões móveis mais lentas, como EDGE). Quando preciso fazer atividades de @rua (banco, correio, mercado etc) também o faço de uma só vez. O mesmo vale para escrever artigos, fazer telefonemas… há até uma sub-categoria chamada @esperando, para monitorar as atividades que delego. E as sub-categorias @um dia e @talvez ajudam-me a fazer planos para o futuro, baseando-me nas minhas metas pessoais e profissionais.
O tempo que se ganha agregando atividades por contexto é enorme!
Fase 3 - Colocando no calendário
Organizadas as tarefas, é hora de encaixá-las no meu calendário, onde, via de regra, já constam os atendimentos da semana, seja no consultório ou em domicílio. Esse é o momento de definir horários ou períodos para fazer todas as atividades @rua, por exemplo. Para uma profissional itinerante como eu, é importante colocar TUDO no calendário, por causa do tempo perdido no trânsito e deslocamentos - até isso deve ser considerado, para evitar atrasos. Também é importante pensar no lazer e separar um tempinho para ele - cinema, esporte, ver seu seriado favorito, etc.
Não é recomendado que deixe a agenda toda preenchida. É preciso pensar nas urgências - elas sempre aparecem de supetão e exigem solução imediata. Nesses espaços em branco ao longo do dia, quando não tenho urgências a resolver, respondo emails, checo meus feeds, leio livros e estudo. O mesmo vale para os momentos irremediavelmente “perdidos”, como filas de banco, correio, congestionamentos… é sempre nessas horas que leio feeds no meu smartphone.
Organizando a rotina desse jeito, chego em casa e posso descansar, cuidar de mim. Sem essa de “levar trabalho para casa”!
Para as tarefas domésticas chatas (lavar louça, passar roupa, arrumar a casa) renderem mais e não sofrer procrastinação, deixo separados meus podcasts mais leves e divertidos. Cuido da casa com o fone de ouvido na orelha. Nem vejo o tempo passar.
Fase 4 - Checando os resultados
Não adianta nada se organizar tanto e não saber, depois, de se objetivos foram alcançados. É comum que haja um desequilíbrio nos tipos de atividades, fazendo profissionais se queixarem de dedicação excessiva ao trabalho, deixando o mais importante - família e pessoas importantes - de lado. E para nós, mulheres, é comum a queixa de falta tempo para “cuidar de si mesma”. Sim, pois além de ser ótimas profissionais, esposas presentes, e mães dedicadas, ainda temos que estar sempre bonitas - magras, depiladas, com cabelos brilhantes e unhas impecáveis. É muita pressão!
Inspirada nos métodos de Covey, tudo o que vai para o meu calendário é categorizado segundo meu papel (ou “roles”). Assim, há pelo menos 6 Bias dentro de uma só: a Bia dentista, a Bia Garota Sem Fio, a Bia estudante, a Bia dona-de-casa, a Bia familiar (noiva e filha) e a Bia-Bia - que também é mulher e vai ao salão, cuida da saúde, se diverte etc. O resto fica por conta do PI, que calcula para mim o quanto tenho me dedicado a cada papel.
Foi por causa dessa utilíssima checagem de “estatísticas” que constatei que minhas crises de asma se deviam a um quase absoluto esquecimento de mim mesma em prol do trabalho.
Replanejei tudo em busca do equilíbrio e acho que estou no caminho certo. Sim, porque, no meu parecer, uma vida equilibrada e produtiva é uma eterna busca…
* * *
P.S. 1: Volta e meia aparece alguém perguntando dos meus mind-maps. Uso-os há pelo menos 6 anos, tanto para me organizar como para estudar. Quem me “introduziu” aos mapas mentais foi minha grande amiga Liz Kimura. Corri atrás de livros e mais tarde fiz um excelente curso a respeito, com ela. A Liz é uma das poucas certificadas pelo Buzan Institut (criador do método) para ministrar esses cursos, que recomendo fortemente. Na próxima sexta, dia 20, haverá uma palestra gratuita em São Paulo para quem quiser se iniciar nesse mundo. Será às 14 h, no no auditório vermelho do Centro de Convenções Rebouças. Mais informações aqui.
P.S. 2: Tenho sido cada vez mais requisitada nas minhas atividades de consultora e palestrante, e uma das requisições mais comuns vêm por parte de executivos e grupos de profissionais liberais em busca da produtividade com mais liberdade, algo que só a tecnologia móvel pode proporcionar. Assim, inaugurei uma seção nova aqui no blog chamada “Produtividade” onde compartilharei, aos poucos, mais e mais dicas de gerenciamento de tempo e produtividade com o auxílio de dispositivos móveis. Para dicas de uso profissional, uso o meu outro blog, o Profissionais Móveis. Deixo meu email disponível para quem quiser mandar sugestões de textos, dicas ou mesmo palestras para usuários finais: bia arroba garotasemfio.com.br
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